(1)　文書　職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(2)　電子文書　文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。

(3)　文書管理システム　電子計算機を利用して文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他の事務の処理を行う情報処理システムであって、総務部総務課長が所管するものをいう。

(4)　課及び課長　課とは、会津若松市上下水道局分課分掌規程(昭和59年会津若松市水道部管理規程第2号)第2条に定める課をいい、課長とは、これらの長をいう。

(1)　文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2)　文書の違法、違式及び内容の審査並びに字句の訂正に関すること。

(3)　文書の整理、保管及び廃棄に関すること。

(4)　文書処理の促進及び文書処理状況の把握に関すること。

(5)　文書管理システムの利用に関すること。

(6)　その他文書の取扱いに関すること。

(1)　総務課に備える帳簿

(2)　課に備える帳簿

(1)　管理規程その他規程並びに告示及び公告の記号は、公示令達簿によりそれぞれの種別に従い、各号に定める記号及び暦年による一連番号を付ける。

(2)　前号以外の文書には、会計年度に相当する数字の次に課の名称の頭字を用いた記号(別表第1による。)を付け、原則として文書管理システムにより会計年度による一連番号を付ける。この場合において、秘密に属するものについては、文書記号の次に「秘」の文字を記入する。

(1)　名あて又は局・課にあてて送達された文書及び物品は、直接課に到達したものを除き、課ごとに区分(開封しなければ課ごとに区分ができないものについては、開封することができる。)のうえ、課に配布するものとする。

(2)　電報は、その余白に収受時刻を明記し、訳文をつけて特殊文書収受簿に登載して主管課長に配付し、受領署名又は受領印を徴すること。

(3)　親展文書及び親展電報は、閉封したまま封皮に収受日付印を押し、その余白に収受時刻を明記し、それぞれ特殊文書収受簿に登載のうえ、名あてに配付し、受領署名又は受領印を徴すること。

(4)　訴訟、訴願、審査請求等に関する文書で収受の日時が権利の得失に関係があるものは、その封皮を添え、特殊文書収受簿に登載して主管課長に配付し、受領署名又は受領印を徴すること。

(5)　通貨、金額券及び有価証券を添付された文書は、封皮に収受日付印を押印のうえ、その旨を明記し、金券収受簿に登載して主管課長に配付し、受領署名又は受領印を徴すること。

(1)　証明書の発行に係る申請書等

(2)　施設の使用許可及びこれらに付随する申請書等

(3)　物品及び工事関係届書等

(4)　各種制度に基づく請求手続関係申請書及び届書

(1)　公文例、用語例により、やさしくわかりやすい口語体とすること。

(2)　法令等の目的に適合し、適切な内容を備えていること。

(3)　起案書(文書管理システムによる起案を含む。以下同じ。)には、決裁区分及び文書の発信者名を表示すること。

(4)　起案書には、簡潔な標題を付け、その次に照会、回答、通知等その文書の性質を表す字句をかっこ書すること。

(5)　必要により起案理由、経過要領、関係法規その他参考となる事項を付し、通知書等の関係書類を添付すること。

(6)　訂正は、その個所を明らかにして行うこと。

(1)　親展を要するもの　「親展」

(2)　急施を要するもの　「至急」

(3)　秘密を要するもの　「秘扱」

(4)　公印の押印を要するもの　「公印」

(5)　特殊な発送を要するもの　「速達」「書留」「現金書留」「内容証明」「配達証明」「受取人払」「ファクシミリ施行」「電子メール施行」等

(1)　軽易なものにあっては、局名

(2)　対内文書にあっては、局長名、ただし軽易なものにあっては、課長名

(3)　対外文書のうちその内容が局・課長限りで処理するものにあっては、局・課長名

(1)　局内において他の課に関係あるものは、関係課長の合議を経て局長の決裁を受けること。

(2)　課長限りで処理するもので他の課に関係あるものは、主管課長を経て他の課長に合議すること。

(3)　局長限りで処理するもので他の部・課(市長の事務部局の部・課を含む。)に関係あるものは、局長を経て他の部・課長(市長の事務部局の部・課長を含む。)に合議すること。

(4)　管理者決裁を要するもので他の部・課(市長の事務部局の部・課を含む。)に関係あるものは、前3号の規定の例による。

(1)　議会に提出するもの

(2)　管理者の決裁を受ける契約に関するもの(例文的なものを除く。)

(3)　法令の解釈及び運用に関するもの

(4)　規程、訓令、公示、公告、達及び重要な指令に関するもの

(5)　行政処分に関するもの

(1)　ホッチキス又はとじひも等できちんとつづること。

(2)　1枚限りの回議書には、必ず台紙を付け、2枚以上のものは、左方及び下方をそろえること。

(3)　添付書類等で小さいものは、中央部で左方をそろえ又は起案用紙大の用紙の中央部に貼ってつづること。

(4)　地図、設計書類等は、適宜袋に入れてつづること。

(1)　市の機関あてに発する往復文書(重要なものを除く。)

(2)　他の地方公共団体の機関あてに発する往復文書(重要なものを除く。)

(3)　前2号に規定する機関以外のものあてに発する軽易な往復文書(照会、回答、依頼、通知、送付及び報告に係る文書のうち、権利義務に関わらない文書で、課長が軽易であると認めるものをいう。)

(1)　永年

(2)　10年

(3)　5年

(4)　1年

(5)　事務処理上必要な1年未満の期間

(1)　現に監査、検査等の対象になっているもの　当該監査、検査等が終了するまでの間

(2)　現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの　当該訴訟が終結するまでの間

(3)　現に係属している審査請求における手続上の行為をするために必要とされるもの　当該審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して1年間

(4)　開示請求があったもの　開示等の決定の日の翌日から起算して1年間

(1)　会計年度(第8条第1項第1号に掲げる文書は暦年)ごとに編集すること。

(2)　保存期間別に区分し、完結年月日の順に整理して番号を付けること。

(3)　事件が2年度又は2年以上にわたるものは、完結した年度又は年に属する文書として編集すること。

(4)　2つ以上の事件で保存種別を異にする場合において、その事件が相互に関係があり、同一事件として編集することが適当なときは、最も長期の保存期間の文書に合わせて編集すること。

(5)　紙数が多い場合には、適宜分冊し、分冊したものは分冊番号を記載すること。

(6)　調査書類、図面類で同一簿冊に編集することができないものは、適宜箱若しくは袋に入れ、又は結束して別に整理し、関係文書にその旨を記載すること。