○会津若松市公文例規程

昭和35年12月26日

訓令第5号

(趣旨)

第1条 この訓令は、別に定めがあるもののほか、公文例式について必要な事項を定めるものとする。

(平4訓令2・全改)

(公文の種類)

第2条 公文の種類は、次のとおりとする。

(1) 法規文

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により定めるもの

 規則 地方自治法第15条の規定により定めるもの

(2) 公示文

 告示 法令の規定又はその権限に基づいて、決定し、又は処分した事項を一般に公示するもの

 公告 一定の事項について一般に周知させるため公示するもの

(3) 令達文

 訓令 権限の行使又は職務の遂行に関して、所属の機関又は職員に対して発する命令

 指令 行政機関が個人、団体等からの申請、願等に基づいて許可、認可、不許可等の処分をし、又は指示するもの及び行政機関が個人、団体等に対し、職権で、特定の事項を命令し、禁止し、若しくは指示し、又は既に与えた許可、認可等の処分を取り消すもの

(4) 部内関係文

 伺い 事務担当者が事務の処理に当たって上司の意思決定を受けるために作成するもの

 願・届 職員が服務上のことで上司の許可を受ける場合又は服務上一定の事項について届出義務を課せられている場合に提出するもの

 辞令 職員の身分、給与その他の人事上の異動につき、その旨を記載して本人に交付するもの

 事務引継書 会津若松市職員服務規則第18条の規定により作成するもの

 供覧 上司に参考までに見せるもの

 一応供覧 配付を受けた文書で事務の性質上直ちに処理できない場合に、一応上司に供覧してその指示又は承認を受けるもの

 回覧 職員相互間で参考までに見せ合うもの

(5) 往復文

 照会 行政機関、個人又は団体に対し、特定の事項を問い合わせるもの

 回答 照会、依頼等に対して答えるもの

 依頼 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項を頼むもの

 通知 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるもの

 送付 文書、物品等を送る場合に用いるもの

 報告 法令、契約等に基づいて行政機関、委任者等に対し、一定の事実、経過等を知らせるもの

 諮問 一定の機関に対し、法令上定められた事項について調査・審議を求め、又はそれに基づく意見を求めるもの

 答申 諮問を受けた機関が、その諮問を受けた事項について意見を述べるもの

 進達 法令等により経由すべきものとされている申請、報告等を上級行政機関に取り次ぐもの

 副申 申請、報告等を進達する場合に、下級行政機関が参考意見を添えるもの

 上申 職員又は下級行政機関が、上司又は上級行政機関に対し、意見、事実等を申し出るもの

 申請・願 行政機関に対し、許可、認可等の処分その他一定の行為を求めるもの

 届 一定の事項について行政機関に届け出るもの

 建議 諮問機関等がその属する行政機関その他関係機関に対し、その調査審議した事項に関して、自発的に将来の行為についての意見、希望等を申し出るもの

 通達 上級行政機関が下級行政機関に、上級職員がその所属の下級職員に対し、職務執行上の細目的事項、法令の解釈、運用方針等に関する事項を指示し、又は一定の行為を命令するもの

 依命通達 通達のうち行政機関の補助機関が行政機関の長の命を受けて特定事項について自己の名で発するもの

 協議 行政機関が一定の行為をする場合に、その行為に係る事項が他の行政機関等に関連するときに、当該機関等に相談し、又は合意を求めるもの

 勧告 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項を示してある処置を勧め、又は促すもの

(6) その他

 表彰状 一般の模範となるような個人、団体等の行為を賞賛し、これを広く明らかにするもの

 感謝状 事務、事業等を遂行するに当たり、積極的に協力し、又は援助したものに対し、感謝の意を表するもの

 賞状 展覧会、品評会、講習会等において優秀な成績を修めたものを賞するもの

 書簡 権限の執行のためにではなく儀礼的なものとして出す案内状、礼状等

 あいさつ 式典などに際し、主催者、来賓、受賞者等として述べる式辞、祝辞、弔辞等

 議案 市議会の議決を必要とする事項について、議決を求めるために提出するもの

 証明書 個人、団体等からの申請、願等に基づき、特定の事実、法律関係の有無等を公に証明するもの

 契約書 契約の成立を証するため、当事者間において取り交わすもの

 裁決書 審査請求又は再審査請求に対する審査庁の判断を表示するもの

 請願書 請願する権利に基づき、法に定められている事項について、国又は地方公共団体の機関に対し、希望を述べるもの

 陳情書 国又は地方公共団体の機関に対し、その実情を述べ、適当な措置を要望するもの

 その他 要望書、宣誓書、訴訟関係書等

(平4訓令2・全改、平28訓令4・一部改正)

(文体)

第3条 公文の文体は、原則として「ます」体とする。ただし、法規文、公示文、令達文(訓令に限る。)、議案、契約書、裁決書等に用いる文体は、様式の部分を除き、「である」体とする。

(平4訓令2・追加、平28訓令4・一部改正)

(法規文の公文例式等)

第4条 法規文の公文例式は、別表第1のとおりとする。

2 条例及び規則は、次に定めるところにより、整備しなければならない。

(1) 必ず題名を付し、題名には原則として「会津若松市」の文字を冠すること。

(2) 本則中条文の数の多いときは、章、節等に分けて整理すること。

(3) 本則の内容が章、節等に分かれているときは、目次をおき、目次中の各章、各節等には、それに含まれる条文の範囲をかつこ書きで示すこと。

(4) 条文の左上には、原則として見出しをかっこ書きして付すること。ただし、連続する2以上の条文が同一内容の事項を規定しているときは、最初の条文にのみ見出しを付するものとする。

(5) 用語の定義をするときは、その条文に限り、定義する語句にかぎかつこ(「」)を付すること。ただし、各号列記の形式で用語の定義をするときは、かぎかつこを付さないものとする。

(6) 同一用語を数次にわたり使用するときは、「(以下「何々」という。)」と他のことばでいいかえ、第2回以後はそれを用いること。

(7) 項には第1項を除き、アラビア数字で項番号を、号にはアラビア数字をかっこ書きして号番号を付すこと。

(8) 条をおかないが項数が2以上であるときは、第1項にも項番号を付すること。

(9) 法令又は条例もしくは規則を引用するときは、題名の次に公布年及び公布番号をかっこ書きすること。ただし、第2回以後の引用には題名のみを掲げるものとする。

(10) 別表又は様式本則中の規定との関係を明らかにするため、別表又は様式の次に当該別表又は様式について定める本則中の規定を「(第何条、第何条関係)」とかっこ書きで示すこと。

(平4訓令2・旧3条一部改正し繰下、平14訓令5・一部改正)

(公示文の公文例式等)

第5条 公示文の公文例式は別表第2のとおりとする。

2 前条第2項の規定は、規程形式をとる告示について、準用する。

3 告示した事項を引用する場合は、「何々について」のようにその内容を要約し、その次に告示年及び告示番号をかっこ書きするものとする。

(平4訓令2・旧4条繰下、平14訓令5・一部改正)

(令達文の公文例式等)

第6条 令達文の公文例式は、別表第3のとおりとする。

2 第4条第2項の規定は、規程形式をとる訓令について準用する。

3 指令の令達先は、次に掲げる要領により確実に示さなければならない。

(1) 個人にあつては、その住所及び氏名

(2) 法人にあつては、その所在地及び名称。ただし、申請があった当時当該法人が未成立であったときは、当該未成立の法人の発起人又は代表者の住所及び氏名

(3) 法人格を有しない団体にあつては、その所在地及び名称並びに代表者又は責任者の住所及び氏名

(4) 申請者が多数の場合にあつては、申請者全員の住所及び氏名又は代表者の住所及び氏名並びに代表者たることの表示

4 指令は、その根拠法令の条項、処分の事由等を明らかにして令達しなければならない。

(平4訓令2・旧5条一部改正し繰下、平14訓令5・一部改正)

(部内関係文の公文例式)

第7条 部内関係文の公文例式は、別に定めるところによる。

(平4訓令2・旧6条一部改正し繰下)

(往復文の公文例式)

第8条 往復文の公文例式は、別表第4のとおりとする。

2 往復文の発信者名は、別に定めがあるものを除き、原則として市長名とする。

3 発信者名及び受信者名は、氏名を省略することができる場合を除き、原則として職・氏名によるものとする。

(平4訓令2・追加)

(表彰状等の公文例式)

第9条 第2条第6号に掲げる文書のうち表彰状、感謝状及び賞状の公文例式は別表第5のとおりとする。

2 第2条第6号に掲げる文書のうち前項に掲げる文書を除くものの公文例式については、別に定めるところによる。

(平4訓令2・旧8条一部改正し繰下)

(見出し符号)

第10条 条文または項目を細別するために用いる見出し、符号は、別表第6のとおりとする。

(平4訓令2・旧9条一部改正し繰下)

(公布者名等の配字の原則)

第11条 公布者名、発信者名又は令達先は、次の各号に定めるところにより配字しなければならない。

(1) 公布者名は、当該行のほぼ中央部から書き出し、最終字が本文の行末の文字から第2字目となるように適当に配字すること。

(2) 発信者の職名又は職氏名は、当該行のほぼ中央部から書き出し、最終字が公印の印影と重ならないように、かつ、印影の右方と本文の行末との間が1字分の間隔があるように適当に配字すること。

(3) 令達先は、当該行のほぼ中央部から書き出し、最終字が本文の行末の文字から第2字目となるように適当に配字すること。

(平4訓令2・旧10条繰下、平14訓令5・一部改正)

この訓令は、昭和36年1月1日から施行する。

(平成4年3月30日訓令第2号)

この訓令は、平成4年4月1日から施行する。

(平成14年3月27日訓令第5号)

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

(平成17年3月24日訓令第2号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

(平成28年3月31日訓令第4号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(平4訓令2・全改、平14訓令5・一部改正)

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(平4訓令2・全改、平14訓令5・一部改正)

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(平4訓令2・全改、平17訓令2、平28訓令4・一部改正)

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(平4訓令2・全改)

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(平4訓令2・全改)

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別表第6(第10条関係)

(平4訓令2・旧別表7一部改正し繰上、平14訓令5・全改)

見出し符号

1 規程形式をとるものについての見出し符号

(1) 条文を分類するための見出し符号

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注 「編」は、特に分類が複雑な場合を除き原則として用いない。

(2) 条文を細別するための見出し符号

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注 「(項)」は、読み方を示し、見出しとしては記載しない。

2 一般文書について項目を細別するために用いる見出し符号

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会津若松市公文例規程

昭和35年12月26日 訓令第5号

(平成28年4月1日施行)